最近看了一本《高成效一對一會議寶典》，這本書是從「管理者」的角度來看一對一會議，內容涵蓋了會議前的準備工作、會議中的執行技巧，以及會議後的 Action Plan，如果你是主管，從來沒有開啟過一對一會議，或是開啟過一對一會議，但卻覺得效果不彰的話，這本書非常適合作為參考一對一會議如何安排與進行的敲門磚。
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這本書提到，一個有效的一對一會議，可以達到以下幾個成效：
1. 員工敬業度與員工成功
有效的一對一會議可以讓主管與員工共同聚焦在共同的目標，了解彼此的想法，也允許員工分享工作生活遇到的阻礙和難關，而主管也可以藉此分享自己的經驗或是提供協助，更能讓員工覺得被重視，得到實質的幫助，達到員工更能投入工作的正面效果。
2. 主管成功
一對一會議可以讓主管有渠道獲得必要資訊，不僅僅是工作專案上的進度，也可能是員工之間的合作關係、彼此合作喜好程度等，這些都是安排工作、了解員工的重要管道之一。除此之外，固定的時間也可以讓員工有時間提出問題，避免小問題累積成大問題。
3. 培養關係
工作久了我也發現，不僅僅員工要跟主管培養關係，主管其實也要，加強彼此間的連結與信任感，工作合作起來才會更愉快，而定期的一對一會議，或是單純的聊聊天，都更有助於維繫彼此的關係，讓未來的工作任務更順利
4. 促進員工成長發展
「主管的成功來自於幫助他人的成長」，透過一對一會議，也有更多機會了解員工的職涯發展期待、想要做的專案任務，幫助完成員工的需求，不僅僅可以提高員工對工作的滿意度，也能持續為公司留住人才。
總結來說，一對一會議的重點就是希望員工與主管達到「雙贏」，主管可能希望藉此了解員工對工作的滿意程度、表現、或是職涯規劃，以此作為後續工作安排的參考，並且讓員工願意持續留下來工作，而員工可能藉此想要了解主管對自己的想法，達到加薪、升遷，或是爭取喜歡工作任務的機會。
但如果一對一會議的準備與過程當中沒有「開放對話」、「一對一對談」、「回饋沒有後續行動」，就很容易即便有了一對一會議，還是達不到一對一會議的效果。以我的一對一會議經驗來說，我的四份工作經歷中，有兩份工作有一對一會議的安排，其中一個讓我覺得只是過過場面，另外一個卻讓我覺得一對一會議有意義，那到底是什麼差異讓我有截然不同的感受與結論呢？主要有三大差異：
1. 參與者組成
首先是參與者的不同，我第一次的一對一會議經驗，美其名是一對一會議，但其實參與者不僅僅有直屬主管，還多了一位老闆以及一位資深兼當合夥的別部門的主管，簡單來說就是跟三位合資老闆們的會議對談，第一瞬間的感覺是「倍感壓力」。進入會議室的當下，三個人排坐一列，像極了三對一的面試。除此之外，當人越多，而且對象不僅僅是直屬主管，就愈失去一對一會議可以暢所欲言的環境與氛圍。相反的，我第二次的一對一會議經驗就不太一樣，不僅僅是真真切切的「一對一」，也是特別選在相對環境舒適，比較像是晤談室的會議空間，不會有一進去就要被質問的對立感受。
2. 討論內容
其次討論內容也大相徑庭，其中一個一對一會議，會議前會有既定的問題討論議程，並且與績效評估綁定，好像承認了自己有工作上的困難或是工作負擔太大，就會影響到自己的績效考核，所以那時候即便是被工作壓得喘不過氣，我也是憋著完全沒有說。換到另一個會議，因為平常如果有表現問題就會被指導，所以一對一會議則比較是一個可以暢所欲言的環境，可以分享自己工作上的專案、可以分享工作負擔，也可以純粹是聊聊天，比較舒緩的氛圍也讓我比較放鬆可以好好表達自己的需求與感受。
可見，一對一會議不是召開了就能達到立竿見影的效果，相反的，一對一會議每個環節都需要特別「設計」，包括讓員工了解一對一會議的目的、可以聊的話題、主管進行過程的態度、會議環境、來回對話比例都是需要精心安排，而這本書都一一分享了每個環節常見的疑問以及解法。我特別喜歡第六章的內容：如何開啟對話，裡面提供了非常多的範例問句，如果你正煩惱著不知道要在一對一會議裡面說些什麼，第六章的開啟對話絕對會讓你有很多靈感，不僅僅適合用於一對一的會議起頭，如果你正處於職涯焦慮期或是迷惘期，這些問題也非常適合用來問問自己，例如：
- 工作的哪些部分你不喜歡？那你最喜歡的是什麼？
- 自從你開始擔任這個職位，一切是否如預期？有沒有任何出乎意料的優點或是缺點？
- 你能否在這份工作中找到意義？如果沒有，什麼樣的改變能有所幫助？
- 你是否滿意自己的工作/生活平衡？有沒有什麼我可以幫得上忙的地方？
- 你覺得這間公司可以幫助你成長、發展或是發光發熱嗎？
當然，一次的一對一會議並不一定可以把這些類別的問題都問完，所以更應該依照員工當時的狀況挑選，例如說，面對剛開始一對一的成員，可能信任關係還不足，可能重點可以放在培養關係或是成長類的問題，如果有員工有離職傾向，那也許多挑選一些留任或是關心進度的問題會更適合。
好啦，那剩下的精彩內容就留給你在閱讀中獲得啦，我們下篇文章見：）
Sharon
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