你有每週要固定產出的報表或是資料處理嗎？與其每一次都重頭開始整理原始資料，不妨試試 POWER BI 來進行資料處理與更新，讓我們不必花大把的時間在做重複性的資料整理，只要更換資料來源就能快速完成！
如果對 POWER BI 這項工具是什麼還不熟悉，可以先看看這篇： Microsoft Power BI是什麼？談Power BI 的應用場景與功能簡介。
前言
我學習 POWER BI 的原因是因為我上一份工作有頻繁且即時需要進行的交叉分析，例如產品銷售要分成不同的產品分類來看，組合商品業績要拆分單品業績來看每個產品的銷售狀況、客戶消費要區分成會員等級、會員消費頻率、會員是新舊客狀態等不同維度來看。
這些需求聽起來容易，但是資料彙整的過程卻特別不容易，光是數據處理與比對就需要花費我大部分的工作時間，常常讓我在資料處理完後就沒有時間深入挖掘數據背後的意義。這是我學習 POWER BI 的起因，起初是希望減少重複性工作內容，後來愈學愈覺得 POWER BI 有更多層面的應用，也希望透過文章的分享，讓現在還深陷於資料處理苦海的你，有一個提升工作效率的方向，那就開始囉！
這篇文章我以銷售數據為例，分享如何用 POWER BI 的 Power Query 進行資料處理與自動更新。
假設我有一份從ERP可以固定下載的訂單資料，每週都需要固定做資料整理，分析每月的區域營業額、每個區域的販售品項，產出固定的數據表格與報告圖表，告訴生產部門哪些區域需要需要生產哪些商品。我一開始的做法就是每月都從ERP下載一次原始資料，然後針對原始資料進行資料處理，接著將處理好的資料在EXCEL裡面進行樞紐分析、圖表製作，每月持續做一樣的步驟。
上述的步驟當然沒問題，但如果能更有效的使用BI工具，將能節省掉 80%以上的資料處理時間，花更多的時間了解數據背後的成因以及提出後續的行動方案。
什麼情況適合用 POWER BI 進行資料更新？
如果你平常在整理的資料有下特點，那就非常適合使用 POWER BI 來進行資料處理與更新：
- 資料格式一致
資料格式一致代表資料的存檔種類是一樣的，例如說下載下來的檔案都是CSV檔、JSON檔，又或是固定放在資料庫裡，都可以將資料串接進 POWER BI 裡。
POWER BI 可以串接的資料格式可以參考官方文件：Power BI Desktop 中的資料來源 - 資料欄位名稱與欄位數一致
資料欄位其實就是資料的維度，以訂單資料來說，如果你第一份處理的資料共有6個欄位，欄位名稱分別是：訂單成立日期、訂單ID、客戶ID、產品名稱、消費金額、數量，那麼下一份資料也必須是6個欄位，而且欄位名稱需要和上一次的資料欄位名稱一樣。 - 資料檔案的檔案夾位置一致
同樣需要更新的資料需要存在同一個電腦的同個檔案夾裡，且檔案夾原始存放位置假設是 「D:/Desktop/訂單資料」，那麼新的資料也需要存放在 「D:/Desktop/訂單資料」裡。
以上的條件不難達成，一般來說如果是固定從ERP或資料後台下載資料，資料的欄位跟格式大部分都是固定的，比較需要注意的是，如果你下載資料的欄位是可以自己篩選，那就需要留意資料欄位的數量跟欄位的順序是否和首次資料一致。
如何用 POWER BI 進行半自動更新資料
以下將示範如果固定匯出EXCEL或CSV檔的話，如何進行POWER BI 的資料匯入與後續資料更新。
建立半自動更新資料的 POWER BI 報表
下載原始資料檔案，放置在一個資料夾內
資料夾放置位置需要固定，在建立資料夾時就需要想清楚要放在哪個電腦路徑。
開啟 POWER BI 與匯入資料
開啟應用程式之後，點擊「取得資料」，用此選取檔案位置。因為後續希望可以做到自動更新資料，所以資料匯入方式選取「資料夾」，這樣以後將新的資料放在同一個資料夾時，就能讀取到新的資料內容了。
資料預覽與載入
載入資料前建議都先進行資料的格式、合併處理，所以先點擊「轉換資料」，就可以進到POWER QUERY 的系統進行資料整理。
資料合併與分析前處理
第一次讀取資料夾時，因為我只有放一份Excel檔案，所以可以看到畫面就只有一列的資料列，假設我放了3份檔案，那畫面就會出現3份資料列。這個步驟是需要將放在資料夾裡面的檔案資料展開、合併起來，並進行資料欄位調整。
首先在Content的區塊按下右鍵，選擇「移除其他資料行」，接著就可以將Content標題右側的向下箭頭點下去之後展開資料，展開的過程也同步會進行資料合併。這也就是為什麼前面提到資料的欄位名稱、欄位數必須跟首份資料一致的原因，因為如果不一致的話，在合併的過程中系統就會因為欄位名稱無法核對到而出錯。
建立需要的報表格式
我先簡單建立一個月份的區域銷售數量表格、業績佔比圓餅圖以及產品銷售數量的表格，這個就是第一個月的資料處理流程與建表。
下次下載與更新資料
等到了下一次需要再度分析同樣的銷售狀況的時候，這時候只要下載新的一個時間段的資料，然後把新的資料移動到上次建立的資料夾即可。以這篇文章的範例則是我在原本的資料夾（圖1）加入了2015年12月的最新資料(圖2)。
開啟 POWER BI 重新整理資料
在移動完最新一筆的資料檔案後，開啟 POWER BI ，在POWER BI 按下「重新整理」，接著2015年12月的資料就會進到報表，並且裡面了。
用POWER BI 的這個工具，還是免不了第一次的資料處理和表格、圖表設計步驟，但他的最大優點在於，同一份資料處理和分析報表只需要做一次，下一次就能直接透過更新資料來源與重新整理，快速產出例行性的分析報告，是不是快速很多了呢？下次再處理同樣一份的例行報告的時候，不妨試試看POWER BI 這個工具吧！
最後也提供我整理過的原始資料檔案以及 Power BI 實作檔案給看過文章的你自由使用，歡迎動手實作看看，下篇文章見啦～
原始資料來源：https://community.tableau.com/s/question/0D54T00000CWeX8SAL/sample-superstore-sales-excelxls
資料下載連結：https://pse.is/4jrfdb，雲端連結中共包括兩份檔案：
1. Power BI 示範檔案：data_automation.pbix
2. Excel 營收資料檔案：每月銷售數據
Sharon
Buy me a coffee 用行動支持我的內容創作
如果我的文章對你有幫助，歡迎用行動支持我的內容創作，小額贊助請我喝咖啡、留言或是寄信來跟我分享你的收穫，都會讓我持續有動力分享更多內容唷～
Sharon
